Affärssystemet Oracle E-Business Suite uppfyller samtliga kriterier för ett modernt och effektivt affärssystem. Systemet består av en komplett familj av färdiga funktioner för hela företaget.

Central datalagring

I en centraliserad lösning lagras all information på ett ställe. Informationen är tillgänglig i hela systemet och alltid uppdaterad. För att kunna utföra tillförlitliga affärsanalyser är detta en nödvändighet. Oracle E-Business Suite baseras helt på Oracles teknologi med applikation och databas optimerad för bästa tillgänglighet och prestanda. Datamodellen säkerställer datalagring utan informationsöar eller multipel lagring. En affärslösning bestående av olika delsystem ger inte bara en fragmenterad lösning med multipel lagring som följd. Informationen blir inte heller tillgänglig. Lösningen kräver kontinuerliga uppdateringar genom delsystemen och informationen måste först sammanställas för att få den i läsbar form. Varför lägga tid på att uppdatera och sammanställa istället för att utvärdera? En centraliserad lösning skapar även bättre driftsekonomi genom att endast en driftsmiljö behöver administreras. Alternativet är driftorganisationer på flera system, och i värsta fall på flera platser. Detta blir väsentligt dyrare.

”Starta i liten skala och vidareutveckla systemet efter hand”

Modulär arkitektur

Oracle E-Business är modulärt uppbyggt med färdiga gränssnitt mellan modulerna. Modulerna är utvecklade efter ”best practices” och täcker företagets samtliga affärsprocesser. Den modulära uppbyggnaden med standardiserade gränssnitt möjliggör aktivering av funktioner i takt med verksamhetens behov och tillgängliga resurser. Man kan starta i liten skala och vidareutveckla systemet efter hand. De färdiga gränssnitten kan även användas för att koppla in externa system. Vid systembyte kan tidigare system ”kopplas in” till det nya systemet och fasas ut successivt. Man behöver således inte byta samtliga existerande system samtidigt. Detta medför en stor flexibilitet avseende takt och omfattning vid systeminförande. I en ”best of breed” strategi blir lösningen aldrig komplett. Olika systemdelar befinner sig i olika versionsfaser, vilket gör integrationsarbetet oändligt. För att erhålla en helhetslösning måste alla delsystem integreras med alla andra. Integrationsarbetet blir lätt en stor del av det totala förvaltningsarbetet.

Konfigurerbara processer

Varje organisation har sitt unika sätt att arbeta. Oracle E-Business Suite erbjuder en ”best practice” lösning, vilket innebär att den största delen av företagets processer stöds enligt gängse etablerad standard. Det finns dock alltid en liten del av processerna som är unika för respektive företag. För dessa erbjuder Oracle E-Business Suite stora möjligheter att enkelt anpassa inom ramarna för standardapplikationen. Genom konfigurering och workflow istället för traditionell omskrivning av programvaran kan affärsprocesser och utformning av arbetssätt förändras efter företagets unika behov. En personlig justering kan även utföras av den enskilde användaren. Konfigurering är till skillnad från förändringar i programvaran alltid supporterade och påverkas därför ej vid uppgraderingar.

Internet för åtkomst

Att ansluta till Oracle E-Business Suite är enkelt. Erfarenhet av att använda en webbläsare är tillräckligt. Via en vanlig länk ansluter man till affärssystemets inloggningsportal där relevanta rättigheter erhålles genom ett fördefinierat rollsystem. Man behöver således inte utföra komplicerade installationer eller tillkalla experter för att få en uppkoppling att fungera. Detta underlättar arbetet avsevärt för personer med en mobil arbetssituation. Enda kravet är tillgång till internet.

Distribuerad inmatning

Registrera information vid källan. Låt personer som besitter information att registrera den. Enklare uppgifter kan mycket väl registreras av den enskilde medarbetaren. Man känner ett större ansvar för riktigheten i uppgifterna och en större delaktighet. Framför allt kan man utföra uppgifterna när det passar bäst, t.ex när informationen är ny eller i samband med andra administrativa rutiner. Man avlastar befintliga administratörer och eliminerar därigenom felregistreringar och dubbelarbete. Oracle E-Business Suite har ett utbrett stöd för självbetjäning. Registrering av reseräkningar, uppdatering av personalregister, beställning av kontorsvaror, registrering av arbetstid är några exempel.

Inbyggt beslutsstöd

För att verksamheten ska kunna styras effektivt krävs tillgång till bra ledningsinformation. Information som inte är sammanställd eller går att presentera saknar värde. I systemlösningar med informationsöar och dubbellagring är det svårt att få fram användbar information. Antingen måste data sammanställas enligt komplicerade procedurer. eller så får man bygga en särskild tillämpning för detta, ett s.k. datalager.I Oracles arkitetur med central datalagring behövs ej detta. Oracle E-Business Suite erbjuder redan från början tillämpningar för att presentera ledningsinformation i realtid. Dessa tillämpningar kallas ”Business Intelligence” och finns för ett flertal funktioner i systemet. Resurserna kan därmed användas till att utveckla verksamheten i stället för att ”utveckla” information.

”Med delad information kan man överlåta till andra att bevaka och ta beslut”

Delad information

Öka effektiviteten genom att dela information inom och utanför organisationsgränserna. Genom att dela information med andra kan varje individ inhämta den information som är relevant vid varje specifika tillfälle. Med delad information kan man överlåta till andra att bevaka och ta beslut. Praktiska tillämpningar är att låta leverantörer bevaka lager så att leveranser kan ske ”just-in-time”. Ekonomiavdelningar kan bevaka utestående fordringar. Användare kan registrera och bevaka supportärenden. Planering av kurser förenklas genom bevakning av bokningsläge. Kunder kan informera sig om liggande beställningar, orderstatus etc. Oracle E-Business Suite erbjuder färdiga tillämpningar för informationsdelning. Specifika tillämpningar och ett väl utvecklat behörighetssystem säkerställer att information känslig information inte hamnar i fel händer.

Gemensamt arbetssätt

Arbetet inom varje organisation underlättas av ett gemensamt arbetssätt. Arbetsledning förenklas om man vet att alla inom organisationen arbetar på samma sätt. Medarbetarna känner igen sig i verksamhetens processer. Detta blir inte minst viktigt om organisationen spänner över flera fysiska kontor eller länder. Affärssystemet speglar organisationens sätt att hantera processer och ska därför stödja en enhetligt arbetssätt. Ärenden ska hanteras på samma sätt. Det ska vara enkelt att sätta sig in i nya funktioner. Skärmbilder och hantering av information ska fungerar på samma sätt. Att skapa rapporters kan vara likartat. Eftersom Oracle E-Business Suite består av en enhetlig svit av moduler är arbetssättet identiskt. Har man lärt sig en del av systemet är det enkelt att arbeta med en annan. I en fragmenterad lösning är inte bara arbetssättet inom respektive modul helt olika. Lokala lösningar kan även skapa olika arbetssätt inom respektive funktion.